Главная - Статьи

Свертка базы данных в 1С

удаление из базы данных информации за прошлые отчетные периоды



Свертка базы данных в 1С - это удаление данных, как правило документов, за прошлые отчётные периоды, по которым зафиксированы результаты хозяйственной деятельности, и данные не меняются.

Свертку БД целесообразно выполнять при наличии в базе существенного количества данных, что влечёт за собой замедление работы программы, а в некоторых случаях и некорректное отражение финансовых результатов.

Цель свертки - получение ИБ, в которой присутствуют все справочники, но удалены все документы до определенной даты, например, до 01.01.2011 г. Кроме того в свернутой базе должны присутствовать итоговые показатели работы фирмы на конец дня, последнего в удаляемом периоде, т.е. для нашего примера это будет 31.12.2010 23:59.

Так же как и настройку обменов, свертку целесообразно выполнять в строго определенное время. Свертка БД не должна разрывать отчетные периоды и выполнять ее целесообразно не чаще, чем раз в год или даже реже. Но, в конечном счете, все зависит от конкретных условий и, в первую очередь, от объема вводимых данных. На практике встречаются случаи, когда выполнение свертки осуществляется ежеквартально, что связано с весьма большим объемом обработки первичной документации. Но при свертке ежеквартально возникает ряд существенных неудобств, например, становиться достаточно сложно формировать акты сверок и т.п.

Время выполнения свертки, как правило «выпадает» на новогодние каникулы. Это связано с тем, что свертка (особенно ее типовое выполнение) может занять весьма продолжительное время. Так же при большом объеме БД существенное время занимает сверка исходной и свернутой БД. Вообще говоря, данное действие (свертка ИБ) в идеальном случае должна быть зафиксирована в регламенте, но данное решение вопроса актуально, как правило, для крупных компаний, где существование регламентов существенно облегчает работу и разграничивает ответственность, что в конечном счете, конвертируется в экономические показатели работы фирмы.

Свернуть базу данных можно типовыми обработками, поставляемыми фирмой 1С. Но они имеют ряд существенных недостатков, главными из которых являются длительное время выполнения обработки, вплоть до нескольких дней безостановочной работы, и сложность проверки данных до и после свертки.

Нетиповой сверткой называют обработки, написанные программистом с учетом конкретных условий заказчика. Именно этот вариант свертки рассмотрен в статье.

Независимо от того, будете Вы использовать типовую свертку или нетиповую, перед ее выполнением настоятельно рекомендуем сделать следующие подготовительные действия:

  • Провести резервное копирование 1С.
  • Выполнить тестирование и исправление ИБ. Если были обнаружены ошибки, то повторить архивирование ИБ.
  • Пересчитать итоги, восстановить границы последовательности документов и сделать резервное копирование данных еще раз.

Теперь можно приступать непосредственно к свертке БД, которая условно делиться на несколько этапов:

  1. Рассчет итогов на конец удаляемого периода и ввод начальных остатков на основании этих итогов
  2. Проверка пользователем начальных остатков.
  3. Удаление документов за прошлый отчетный период.

Для реализации 1-го пункта программистом пишется обработка, которая рассчитает итоги на конец удаляемого периода и сформирует ввод начальных остатков на основании этих итогов. Для перенесения итоговых значений самыми актуальными являются значения по остаткам товаров на складах и по взаиморасчетам с контрагентами. Перенос банка и кассы, как правило, нет смысла программировать это делается вручную в течение 5 минут.

После этого необходимо проверить начальные остатки. Для конфигурации "Бухгалтерия предприятия" вполне достаточно сформировать и сверить оборотно-сальдовую ведомость. Для конфигурации "Управление торговлей" целесообразно сформировать и сверить "Ведомость по остаткам ТМЦ", "Ведомость по контрагентам" и "Ведомость по подотчетникам" для версии 7.7. Для версий 8.х: "Ведомость по товарам на складах", "Ведомость по взамиморасчетам с контрагентами". Если будут обнаружены ошибки, то их, разумеется, надо исправить. Если начальные остатки введены правильно, переходим к следующему этапу.

3-й пункт - удаление документов за прошлый период - также выполняется с помощью специально написанной обработки. После него процесс свертки базы данных в 1С завершен.